Déposer sa Thèse sur HAL en 2026 : Procédure TEL, Embargo et Conseils
Le dépôt d’une thèse sur HAL en 2026 passe par le dépôt légal électronique auprès de l’école doctorale via l’application STAR, qui transmet la thèse à theses.fr puis, selon l’autorisation de diffusion accordée par le docteur, au portail TEL (Thèses en ligne) hébergé par HAL. La démarche inclut la saisie des métadonnées, le choix entre version d’archivage et version de diffusion, et l’éventuelle demande d’embargo.
Qu’est-ce que HAL et TEL, et quel est leur rôle dans le dépôt de thèse ?
HAL (Hyper Articles en Ligne) est l’archive ouverte pluridisciplinaire administrée par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe), un organisme sous tutelle du CNRS. TEL (Thèses en Ligne) est le portail spécifique de HAL dédié exclusivement aux thèses de doctorat soutenues en France. Une fois la thèse validée par le service commun de documentation (SCD) de l’université, sa version de diffusion peut être versée sur TEL, où elle devient consultable en libre accès par tout internaute, chercheur ou recruteur.
TEL ne remplace pas le dépôt légal officiel : il s’agit d’un canal de diffusion complémentaire à theses.fr, le portail national de référencement des thèses françaises. La plupart des écoles doctorales encouragent, voire imposent contractuellement, le dépôt sur TEL pour maximiser la visibilité et la citation du travail doctoral.
Quelle est la différence entre STAR, STEP et ADUM ?
STAR (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche) est l’application nationale de référence pour le dépôt électronique des thèses en France, gérée conjointement par l’ABES (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur) et le CCSD. C’est via STAR que la thèse est officiellement enregistrée, qu’un identifiant pérenne (le NNT, Numéro National de Thèse) est attribué, et que la diffusion vers theses.fr et TEL est déclenchée.
Certains établissements font passer leurs doctorants par une interface locale avant STAR : STEP (Signalement Électronique des Thèses ou Publications) dans certaines universités, ou ADUM (Accès Doctorat Unique Multi-établissements), la plateforme de gestion administrative du doctorant utilisée par de nombreuses écoles doctorales pour le suivi du contrat doctoral, les conventions de formation et, dans certains cas, l’interfaçage avec le dépôt final. Le doctorant doit se renseigner auprès de son école doctorale sur l’outil exact utilisé par son établissement, car les noms et interfaces varient.
Quelles sont les étapes concrètes du dépôt légal d’une thèse ?
Le circuit du dépôt suit un enchaînement d’acteurs bien identifié, avec des délais qui varient selon l’établissement mais suivent une logique commune.
| Étape | Acteur | Action | Délai indicatif |
|---|---|---|---|
| 1 | Doctorant | Prépare le manuscrit corrigé (intégrant les corrections du jury) et constitue le dossier : version d’archivage intégrale et version de diffusion | Avant la soutenance ou dans les 3 mois suivants |
| 2 | École doctorale | Vérifie la conformité du dossier, recueille l’avis du directeur de thèse et valide la demande d’embargo éventuelle | 1 à 4 semaines après réception |
| 3 | Service commun de documentation (SCD) | Saisit les métadonnées dans STAR, contrôle le format PDF/A et transmet le signalement à l’ABES | 2 à 4 semaines |
| 4 | ABES / theses.fr | Attribue le Numéro National de Thèse (NNT) et référence la thèse sur theses.fr | Automatique après validation SCD |
| 5 | HAL / TEL | Diffuse la version de diffusion en libre accès, sauf embargo actif | Immédiat ou à la levée de l’embargo |
Dans la majorité des établissements, le dépôt légal conditionne la délivrance du diplôme définitif : l’attestation de réussite est délivrée avant, mais le diplôme final peut être bloqué tant que le dossier de dépôt n’est pas validé par le SCD.
Quelle différence entre version d’archivage et version de diffusion ?
La version d’archivage est la thèse intégrale, incluant toutes les données, annexes et éventuels documents sous droits (images, extraits de textes soumis à autorisation). Elle est conservée par la bibliothèque universitaire mais n’est pas systématiquement rendue publique.
La version de diffusion est la version destinée à la mise en ligne sur theses.fr et TEL. Elle peut être expurgée d’éléments couverts par des droits tiers (extraits d’œuvres protégées, données confidentielles d’un partenaire industriel dans le cadre d’une thèse CIFRE, résultats non encore publiés). Le doctorant doit explicitement indiquer, au moment du dépôt, s’il autorise la diffusion intégrale, partielle, ou souhaite un embargo temporaire.
Comment fonctionne l’embargo de diffusion sur HAL/TEL ?
À retenir : l’embargo ne bloque jamais le dépôt légal officiel (STAR/theses.fr), seulement la diffusion en accès libre sur TEL/HAL pendant une durée déterminée.
Un doctorant peut demander un embargo, généralement d’une durée de 1, 3 ou 5 ans, renouvelable sur justification. Les motifs les plus courants sont une demande de brevet en cours, une clause de confidentialité liée à une thèse CIFRE avec un partenaire industriel, ou un projet de publication d’articles issus de la thèse avant diffusion complète. La demande d’embargo se fait au moment du dépôt, avec l’accord du directeur de thèse et, souvent, la validation de l’école doctorale. Pendant l’embargo, seule la notice bibliographique (titre, résumé, mots-clés) est visible sur theses.fr et TEL, sans accès au texte intégral.
Quelles métadonnées doit-on renseigner ?
Le dossier de dépôt dans STAR requiert un ensemble structuré de métadonnées, essentielles au référencement de la thèse :
- Titre en français et en anglais
- Résumé (abstract) bilingue, généralement 1500 à 2000 caractères par langue
- Mots-clés en français et en anglais
- Discipline et sous-discipline selon la nomenclature nationale
- Composition du jury et qualité de chaque membre (rapporteur, examinateur, président)
- École doctorale et unité de recherche de rattachement
- Date et lieu de soutenance
- Identifiant ORCID du doctorant, lorsqu’il est disponible
Des métadonnées incomplètes ou mal formatées sont la cause la plus fréquente de retard dans le circuit de validation par le SCD.
Quel est le rôle de l’école doctorale et du SCD ?
L’école doctorale (ED) intervient en amont : elle vérifie que le doctorant a rempli ses obligations de formation, valide la soutenance et transmet le procès-verbal au SCD. Pour une inscription initiale en ED et la constitution du dossier doctoral, la démarche est décrite dans notre guide sur l’inscription en école doctorale.
Le service commun de documentation, de son côté, est l’opérateur technique du dépôt : c’est lui qui manipule l’application STAR, contrôle la conformité du fichier PDF/A (format d’archivage pérenne), vérifie les autorisations de diffusion et assure la liaison avec l’ABES. En cas de doute sur la procédure propre à un établissement, le premier réflexe doit être de contacter le SCD ou le bureau des thèses de l’ED, chaque université ayant ses propres délais et parfois son propre outil de dépôt intermédiaire.
Quels conseils pratiques pour un dépôt sans accroc ?
- Anticiper le format PDF/A : convertir le manuscrit final en PDF/A dès la soutenance validée, car le format Word ou PDF standard est rejeté par STAR.
- Vérifier les droits des documents intégrés : images, tableaux ou extraits tirés de sources tierces doivent être retirés ou remplacés dans la version de diffusion si les droits ne sont pas cédés.
- Statuer sur l’embargo avant la soutenance, en concertation avec le directeur de thèse, plutôt que dans l’urgence après le jury.
- Renseigner un ORCID avant le dépôt pour lier automatiquement la thèse au profil chercheur du doctorant.
- Consulter les thèses existantes sur son sujet pour calibrer le résumé et les mots-clés ; notre guide pour rechercher une thèse sur theses.fr détaille les filtres de recherche utiles à cette étape.
Pour les doctorants inscrits dans un établissement comme Paris-Saclay, la procédure de dépôt est généralement précisée dès l’inscription en école doctorale ; voir notre guide sur le doctorat et l’école doctorale à l’université Paris-Saclay. Les modalités d’admission en amont, notamment le passage devant le jury de l’école doctorale, sont détaillées dans notre article sur le concours d’entrée en école doctorale.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que TEL et quel est son lien avec HAL ?
TEL (Thèses en Ligne) est le portail de HAL dédié exclusivement aux thèses de doctorat soutenues en France. Il est administré par le CCSD et permet la diffusion en libre accès des thèses dont l’auteur a autorisé la mise en ligne, en complément du référencement effectué sur theses.fr.
Le dépôt sur HAL est-il obligatoire pour obtenir le diplôme ?
Le dépôt légal via STAR (qui alimente theses.fr) est généralement une condition pour la délivrance du diplôme définitif. La diffusion spécifique sur TEL/HAL, en revanche, dépend de l’autorisation de diffusion donnée par le doctorant et peut être différée en cas d’embargo, sans bloquer l’obtention du diplôme.
Comment demander un embargo sur la diffusion de sa thèse ?
La demande d’embargo se formule au moment du dépôt auprès du SCD, avec l’accord du directeur de thèse. Elle précise la durée souhaitée (1, 3 ou 5 ans généralement) et le motif, comme une procédure de brevet en cours ou une clause de confidentialité industrielle.
Quelle différence entre STAR et STEP/ADUM ?
STAR est l’application nationale de dépôt légal électronique des thèses, gérée par l’ABES et le CCSD. STEP et ADUM sont des outils de gestion administrative locale ou multi-établissements utilisés par certaines écoles doctorales en amont, avant ou en parallèle du dépôt final dans STAR.
Peut-on modifier sa thèse après le dépôt sur HAL ?
Une fois la version de diffusion validée et mise en ligne, les modifications substantielles ne sont en principe pas possibles. Seules des corrections mineures (coquilles, métadonnées) peuvent être demandées auprès du SCD, qui reste l’interlocuteur unique pour toute modification post-dépôt.
Où trouver le NNT de sa thèse ?
Le Numéro National de Thèse (NNT) est attribué automatiquement par l’ABES lors de la validation du dépôt dans STAR. Il apparaît sur la notice de la thèse dans theses.fr et sur la page de dépôt TEL/HAL une fois la diffusion effective.